LA TORMENTA DE IDEAS EFECTIVA

“La creatividad es el resultado de trabajo duro y sistemático” Peter Drucker

Siempre me ha llamado la atención la famosa frase: “es necesario que pensemos fuera de la caja” y me maravilla que algunos líderes crean que tan solo con decir ese mantra, va a ocurrir, como quien puede generar ideas “por decreto.”

Pero la verdad es que todos estamos atrapados en nuestras “cajas”, ya que desde allí hemos pensado y visto la vida y al mundo desde que nacimos. Hemos descubierto nuestra realidad desde una perspectiva, desde un ángulo que siempre será incompleto, parcial, como nuestra mirada natural que tiene 180° de ceguera. Y si bien es totalmente factible expandir esa manera de ver y ser (a eso me dedico), no basta con desearlo, del mismo modo que no basta decirle a tu equipo: “es necesario que entiendan ecuaciones diferenciales”, a tu colega: “te sugiero uses competencias blandas” o a tu pareja: “comunícate de manera más asertiva.”

Ser verdaderamente creativo requiere esfuerzo sistemático como bien lo dice Drucker. Todos hemos coqueteado con esa idea romántica de una inspiración inesperada, algo que “desciende” y en un instante todo nos hace sentido y lo vemos de inicio a fin, algo parecido a esa pareja ideal con la que muchos sueñan, su alma gemela con quien ningún esfuerzo será necesario, sino que todo fluirá y será natural, espontáneo y sincronizado. Pero como bien lo sabe todo aquel que ya regresó de su luna de miel, tanto el buen matrimonio como las buenas ideas necesitan trabajo y esfuerzo a través de un proceso estructurado y riguroso.

Aunque no negamos la posibilidad de una eventual y tierna inspiración, si queremos conseguir resultados repetidos y específicos (soluciones a un problema puntual), se han desarrollado maneras de promover ese pensamiento, y hoy quiero compartirte una poderosa herramienta que nunca me ha fallado como técnica de pensamiento creativo: La Tormenta de Ideas.

Pero ¿qué es una Tormenta de Ideas? Es un proceso riguroso y guiado, que dentro de un grupo determinado procura generar nuevas ideas creativas, así como soluciones prácticas a problemas de su organización, familia o persona. Si bien no es nuevo, sigue siendo muy utilizado porque bien hecho, puede producir excelentes resultados.

¿Cómo llevamos a cabo una excelente Tormenta de Ideas? Vamos a los detalles:

1. Agenda la reunión con antelación y resalta su importancia: Es clave que la gente haga el espacio necesario para esa reunión y que entienda que se esperan resultados extraordinarios de ella. Genera expectativa al respecto
2. 1. Incluye invitados de diferentes funciones (al menos uno por cada subgrupo que no esté directamente relacionado con el tema a tratar). Esto te permitirá tener una mirada diferente, no viciada por los “expertos”
   2. Toma en consideración que la mayoría de las personas son más creativas en la mañana o en la noche que a media tarde
   3. Me gusta manejar un máximo de 3 grupos de hasta 6 personas cada uno, pero dependiendo de la organización y los recursos, pueden ser muchos más. Si la reunión es en línea, Zoom y otros servicios de videoconferencia ofrecen la opción de definir subgrupos (break-outs)
   4. Evita las distracciones como las computadoras (si la reunión es presencial), los teléfonos que deberán dejarse fuera (si la reunión es online pedirle que los saquen del área donde están los participantes), etc.
   5. Genera un ambiente informal y de camaradería (un chiste es una buena manera de preparar la mente ya que la risa facilita la creatividad), pero sé estricto con los tiempos de generación de ideas.

“La creatividad es la inteligencia divirtiéndose” – Albert Einstein

1. Un video relacionado o una breve conversación sobre una cita sobre la creatividad pueden actuar como motivadores y rompehielos
2. Es necesario tener un mecanismo de recolección de ideas (ya sea Post-It en un rotafolio si se hace de manera presencial o el chat u otra herramienta si se hace online). Las ideas que se van generando deben ser visibles para todos, de modo que inspiren unas a otras

Con ciertos grupos es útil generar una sana competencia, lo cual se logra con algo tan simple como pidiéndoles que le asignen un nombre a su respectivo equipo

1. Imparte las instrucciones: Es importante acordar las “normas” de la discusión, de modo que las conversaciones sean generativas y nunca restrictivas. Sin embargo, lo ideal sería que el acuerdo venga del grupo y se mantenga visible para todos durante toda la reunión. ¿Algunas ideas?
2. 1. Toda idea es válida en la fase creativa por lo cual nadie deberá objetar otra idea en modo alguno. La idea es producir la mayor cantidad posible de propuestas sin filtro alguno (en la fase de explicación y selección se debatirán las ideas, pero no acá)
   2. Se dará un tiempo determinado (usualmente uso dos series de 20 minutos con posibles extensiones de 5 si al terminar los 20 se nota que la mayoría aún está generando ideas – cada serie responde a una pregunta o idea diferente pero relacionada)
   3. Todo lo que se discute es confidencial (si aplica)
   4. Durante la fase de discusión y priorización final, todo participante deberá:
      1. Manifestar sus desacuerdos, nunca guardarlos
      2. Lo anterior es válido aun si el desacuerdo es hacia una idea propuesta por el superior

• Una vez el equipo llegue a un acuerdo general, cada miembro se abocará a la implementación de esas ideas, independientemente de si estuvieron o no de acuerdo
• Las ideas descabelladas son bienvenidas

1. La Tormenta de Ideas: La pregunta o reto debe plantearse claramente, de una manera retadora y mantenerse visible para todos los participantes durante el proceso. Por ejemplo:

• • ¿Qué acciones podemos implementar para aumentar las ventas (o ganancias netas) de la organización?
  • ¿De qué manera podemos generar un ambiente laboral que promueva la creatividad y la colaboración entre todas las áreas?
  • ¿Cómo podemos convertirnos en la planta líder en prevención / reducción de accidentes de toda la industria?
• Antes de iniciar, asegúrate que todos entendieron bien y anímalos a preguntar si tienen dudas o necesitan aclaratorias
• Esta fase es prácticamente silenciosa porque se trata solo de escribir ideas y postearlas (ya sea manual o electrónicamente)
• Monitorea el avance y controla el tiempo
• El proceso se repite al menos una vez con el fin de profundizar. Puedes hacer una pregunta similar o hacerla más específica:
  • ¿Qué acciones podemos implementar para aumentar las ventas en un 3% en el próximo trimestre?
• Una técnica que me gusta usar para expandir la visión es darles 5 minutos para una pregunta contraintuitiva como, por ejemplo:
  • ¿Cómo podemos asegurarnos de fracasar rotundamente?
  • ¿Qué no deberíamos hacer más?
  • Post Mortem: Si luego de 6 meses de implementada la idea, algo salió muy mal, ¿qué pudo haber sido?

1. Aclaración, presentación y discusión de las Ideas: Luego de las dos sesiones de Ideas y de la pregunta contraintuitiva (si aplica), les otorgas unos 10-15 minutos para que cada grupo discuta, aclare sus ideas, y elija un miembro que representará al equipo explicando cada propuesta al resto de los participantes y al facilitador.

Pídeles que escojan solo las mejores (me gusta limitarlos a un máximo de 3 o excepcionalmente a 4, no más) considerando la factibilidad, grado de dificultad y tiempo de implementación. Este es también el tiempo de hacer preguntas para aterrizar lo más sólidamente posible las ideas.

Colectivamente se colocan las ideas presentadas por cada grupo en una matriz de 4 cuadrantes donde un eje representa el impacto para la organización, y el otro la dificultad de implementarse. Al menos inicialmente, se seleccionan solo aquellas ideas ubicadas en el cuadrante de alto impacto y baja dificultad de implementación.

La información debe recolectarse (tomando fotos, en textos y notas transcritos, slides, etc.) y serán parte de los proyectos a implementarse.

1. Plan de Acción:Si el líder lo considera apropiado y aún hay energía en el grupo, se puede comenzar a definir el borrador del plan de acción incluyendo los responsables, los tiempos esperados, recursos a necesitarse, quienes más deben aprobar el proyecto, obstáculos factibles, riesgos, etc.

Para preguntas o sugerencias de temas puedes escribirme a contacto@eduardovillegasoficial.com También te invito a visitar mi página www.eduardovillegasoficial.com